こんにちは、ドクダミ淑子です。
最近仕事をしていて、ちょっと気になることがあるのです。
それは・・・ある一人の事務員さんが残業をしまくっていること。
他の事務員さんが、そこまで残業していない中、彼女だけとても帰るのが遅い。
日によっては終電で帰ることもあるレベルの遅さです。
なので、私は彼女の仕事の遅いポイントを観察してみることにしました。
「丁寧であること」を心がけている
今回私が気にしたのは、最近私の勤務先に異動してきた、入社10年超のベテラン社員です。
私は入社11年目なのですが、それよりも少しだけ先輩で、主に経理や備品発注などの総務をやっています。
彼女の仕事ぶりを簡潔に表すと､「とても丁寧で、とても遅い」です。
いつもメールはしっかり書かれてありますし、電話もとても丁寧で、とても長いです。
「ドクダミさんお忙しいところごめんなさいね、今お電話していても大丈夫かしら？そう、ありがとう。外出中なのになのにごめんね。いつも快く対応してくれて本当に助かるわ、ありがとう。」
いいから、本題をお願いします、と言いたくなる前置きの長さ。
そしてメールを打つ姿も目撃してしまったのですが、そこも驚きました。
なんと、定型文も宛先グループもなく、真っ白な状態からメールを作っていました。
丁寧＝時短をしないと勘違いしてる疑惑
この方は、何となくですが「時短をしないこと＝丁寧」と思っている気がするのです。
忙しいときも丁寧に、丁寧に対応すること、NOと言わないこと、全てを調べてから別の人に確認することなどです。
それでも仕事が早くて、定時で帰っているならまだしも、終電近くまでムダ作業をしているのは、なんだかおかしいと思うのです。
ミスを指摘されることを恐れすぎて慎重になり過ぎている
私は知っているのですが、実はこの方は、とてもうっかり者タイプなんですね。
ここまで丁寧にしているのに、よく添付ファイルを忘れて、「お疲れ様です、先程のメールに添付〈中略〉お忙しい中重ね重ね〈中略〉お願いいたします。」とお詫び文を添えて再送したりしています。
そしてミスを指摘されると、とても申し訳なさそうに謝りつつ、言い訳をします。
そして更に慎重になり、時間を更にかけます。
自分で自分の首を絞めまくっているのではないかと心配になります。
でも、「もっと雑にやっていいと思います」「ググレカスと突き放してもいいと思います」と言うと嫌な顔をするのです。
年下に自分のポリシーを否定されたと思うから。
「仕事が丁寧」だけを強みにしてはいけない
どんな仕事であっても、仕事をしていく上で、「自分の強み」って大事だと思います。
私は営業なので、お客様が私の扱う商品・サービスを買いたいと言ってくれたり、私を担当にしたいと言ってくれたりすることで、成績が上がります。
また、お客様からの紹介だけで商売が回っていくことが出来たら、営業として一番つらい、新規開拓をしなくても済むようになるので、業務はどんどん楽になってきます。
紹介で楽になる云々は、あくまでも私の仕事の場合、ですが。
でも、「仕事が丁寧」というのは、強みにしてしまってはいけないものだと思うのです。
たとえば営業が「丁寧」だと、それは良いですが、過剰な丁寧をしていると、その時間を他のお客様と接点が持てたのではないかと思うのです。
事務ならもっと別の仕事（業務改善とか）に使えるのではないかと思うのです。
雑過ぎるのは良くないですが、よっぽどの古い社風（ミスがないことこそが良いことだ）ではない限り、ちょっとくらい粗くても、仕事はスピード重視で、とりあえず投げるみたいな仕方をしていくと良いと思います。
そのほうが、より多くの業務をこなせてスピードアップするし、無駄なことばかりを確認しまくるストレスが少なくて済むと思うのです。
良い仕事の第2位は、「雑で早い」
私は入社間もないころ、上司にこう教わりました。
「良い仕事の順位はこうだ、だから「早い」を大切にしたほうが良い。」
- 早くて正確
- 早くて雑
- 遅くて正確
- 遅くて雑
早く仕上げて送れば、多少雑でも許される、そして直す時間がある。
遅くて正確なのは当たり前、いつまで経っても出てこないストレスがあるし、そこで間違えると最悪。
遅くて雑は論外。
だから早く出せば「早くて正確」または「早くて雑」のどちらかに入る。
なるほど・・・！
と新人の私は納得し、以来「スピード感」は大事にしています。
現代社会のビジネスで「丁寧」が評価される場所は少ない
繰り返しになりますが、現代社会で、「遅くても丁寧」が評価される場所はあまりありません。
「丁寧であること」を自分の強みにしてしまうと、ミスをしてしまう恐怖と戦い続けるようになります。
「早くて正確」を目指せない私たち凡人は、「雑だけど早い」を目指して行こうではないか！と思います。
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