こんにちは、ドクダミ淑子です。
私が今面倒を見ている後輩。
まぁ、色々とあったけれども、ちゃんと向き合って行こうと思っています。
彼女は自分の至らなさとかいろんなところを自覚して、「頭が良くなるためにはどうしたらいいですか？」という質問をしてくれたこともありました。
頭が良くなる方法なんてあるのか？と思いながらも、やっぱり心のどこかで彼女が成長するために何かいい方法はないかどうかというのを考えていました。
そして先日、その問いのヒントになりそうな出来事がありました。
なぜか人の3倍はかかる事務作業
彼女が通常30分かかっているという作業がありました。
それは5人の営業マンの今月の目標と実績の数字を会計システムから引っ張ってきて、別の管理用のシートに貼るというものです。
弊社は四半期制をとっているので、今だと2月と3月の目標と実績を確認するというような作業になります。
確認して入力するのは20個、そのうち目標はもう期初から変わりませんので、実績を書くだけになります。
となると、10個。
10個の数字を記載するのに30分とは・・・？
細かいところですが、こういうのにメスを入れて行かないと、彼女の仕事はいつまでたっても人の3倍かかる＝頼まない方がマシになるのでネチネチ言っていきます。
初めに彼女に「なんでそんなに時間がかかるのか？」と聞いたところ、「ひと月あたり15分かかる」「ミスが多いので確認しているんです」と。
いやいや、1人の数字を入力するのに3分かかるってどういうことでしょうか？
まぁ、今までの傾向からどういうことをやっているのか想像がつくんですけどね？
「Aさんの2月の数字を探してコピーして、別シートに貼り付けて、またBさんの2月の数字を探してコピーして・・・ってやってるでしょ？」
「そうです！」
なんでやねん・・・
「そうやって、システムとシートを行ったり来たりしていると、時間がかかるしどこの数字を探せばいいかわからなくなってくるよね？」
「そうですけど・・・でもこのやり方でずっとやってきたのと、私はミスが多いので慎重にやっているんです！」
なるほどな・・・
「時間がかかろうが何だろうが、教えてもらったこの方法がベスト」とな。
改善提案をする
「じゃあ、私が今から言う方法でやってください。システムから各営業の数字を持ってくるところで、全員の2月と3月の実績をまずは紙にメモする。そしてメモをした内容を別シートに打ち込む。それで別シートを印刷して、会計システム画面を見ながらシートの数字を確認して、合っていたらマーカーを引く」
「あの・・・マーカーがないのですが・・・」
「ペンでチェックつけるでもいいよ」
「だったら大丈夫です！」
ペンのくだり、この子の特徴を捉えているな。
マーカーじゃなくちゃダメじゃなくて、ペンでチェックしたところに印をつけることが大事なんだけれども、その辺りが理解できていないから、「マーカーで線を引く」の方をマニュアルとして覚えてしまう。
「これだったら10分以内で終わるから」
彼女は半信半疑でしたか、素直なので 私の言う通りにやってくれました。
そして彼女からは週末のミーティングでお礼を言われました。
「ドクダミさんのおかげで仕事が早く終わりました。これからもあの方法でやります！」
私はその時にも多少の違和感を覚えつつも、「仕事をもっと早くする方法というのは常に考えてね」という話をしました。
一件落着・・・なのか？
「表面だけの理解」という壁
でもその時に生まれたモヤモヤはずっと心の中に残っていました。
「根本的な解決になっていない気しかしない」と。
そして土曜日になってから、ハッと気づきました。
彼女は「目標と実績を書き写すという、その1つの仕事において適した方法がこれだ」と言っただけで、「仕事を進める上で大事なこと」という観点では今回のケースを捉えていなかったということに気づいたのです。
私はこういうことを教えながら、何かと何かを行ったり来たりして入力することが時間の無駄になっているということ、Aという作業をしてBという作業をするよりも Aの作業を一気にやってからBの作業に移った方がいいという「1つの作業を繰り返してからまた別の作業を繰り返す方が効率がいい」ということや、実は紙に書き写すというのも早く出来ることがあるということ、ただし書き間違えるという可能性もあるのでダブルチェックはした方が良い・・・などなど、そういった「事務作業を進める上での大事な要素」を伝えたかった。
でも、彼女の理解では「このタスクにはこの方法がいい」というところでしかインプットはされていなかったのです。
「そういうところか」と思いました。
彼女と接していると、本当に苦しいなと思うのが、何かを覚えるにも覚えたことをストックしたり整理したりするような知識の本棚のようなものが存在しないことなのです。
本棚がないから分類もできないし、今までのものと整理もできないし、しまうこともできない。
彼女の頭の中は私の机の上のように書類の束が山積みになっていて、その書類の束ごとにやることが書かれていて、それをまとめようとか体系立てようとか他のことにも生かせそうとかそういったことが全くできていない。
これは 根強い問題だな・・・
仕事を進める上での「要素」みたいなものをもっと理解してもらえたら、1つ1つのことを教えなくても次第に出来るようになると思うんだけれども、この子においては、1つの作業ごとに手順書を作ってそれをホチキスでまとめて机に置くパターンの人間なのだ。
でもそれでは「表面だけの理解」にとどまってしまう。
この、「表面だけの理解」と、「要素を抽出して体系立てる」の違いをどう教えてくべきなのか・・・
でも、ここに「頭の良くなる方法」が隠れているような気もする。
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