こんにちは、ドクダミ淑子です。
もうすぐ産休に入る私。
引継ぎなどをしている毎日なのですが、これまでずっと気になっていたことがあります。
仕事が遅い、事務職さんの存在です。
仕事が丁寧で、仕事が遅い
その方はこちらで書いたこともあるのですが、とにかく仕事が丁寧です。
丁寧なのはいいんですけど、なぜか添付ファイル漏れが多いのも、この人だったりします。
つまり、時間をかけて丁寧に仕事に取り組むくせに、最後のツメが甘くて、時間だけかかってミスが多いという最悪の状態になっているのですが・・・3つ年上ということもあり、あまり強く言えないのです。
実はプライドも高いし、社内では「あの人はなんでも遅くまで対応してくれるから」と神扱いされています。
残業もいとわず、なんでもやってくれるからな・・・モヤモヤ。
必要な作業なのに、やらない問題
さてさて、そんな事務員さんと、ちょっと最近引継ぎの件でもめたことがあります。
それは、「あの書類を送付して、受領された連絡が来たら、あるシステムに受領された旨の入力をする」というフロー。
これがですね・・・抜けてしまっているんですね。
毎回、私が「入力しましたか?」と聞いて、「まだです。(この間に言い訳が入る)今日中にやります」と言われるので、モヤモヤしていました。
だから、思い切って聞いてみました。
「もう、この作業意味ないなら、やめませんか?」と。
注意する人(=私)がいなくなったら、誰も何も言わなくなって、結局意味がなくなるんじゃないの?
しかし、彼女の答えはこうでした。
「これは必要な作業なので、やめません」
「できない」の対処方法は「できるように頑張る」?
むむむ・・・
必要な作業なら、なぜやらないのか?
「いつも忘れてしまって、申し訳ございません。今後はこのようなことのないように注意して参ります」
・・・ダメだ。
「注意する」だけじゃ、改善されない。
それは、これまでのやりとりで私は痛感しています。
指摘されてから2~3回は、ちゃんとやるのです。
でも、4回目くらいから、また遅れてきて、5回目くらいには忘れている・・・この繰り返しなのです。
それを「注意する」「頑張る」でどうにかしようとしている時点で、ちょっとこれは直らないな・・・と思いました。
「できない」ならではの対処方法を
彼女は、自分の「できない」を認めたくないのでしょう。
15年以上務めてきたプライドもあるし。
でも、できないものは、できないのです。
というわけで、私は再度提案しました。
「わかりました。そうしたら、今はメールが来たらその都度入力と言うフローにしていますが、毎週月曜日にこれをやる、などやる日を決めるのはいかがでしょうか?それか、事務さんも増えたので、担当を変えてもいいかもしれません。簡単な仕事ですので、○○さんの手を煩わせるレベルではないのかな、とも思っています」
そう、「できない」なら、「できるように頑張る」んじゃなくて、「できる方法に変える」って言うのが大事なんですよね。
そのために大事なのは、「できない」を認めることなんだけど、それってなかなか難しかったりする。
だって、そんなに難しくない仕事で、「頑張ればできる」んだもの。
「そんな簡単な仕事もできないのか?」って言われちゃうもの。
でも、そういうことこそ、「本当に必要か?」「本当にできるか?」って見直すことが必要だと思うのです。
そんなことをモヤモヤ考えながら、本日の事務員さんとの目に見えないバトルは終了したのでした。
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